Tutulması zorunlu ticari defterlerimizin ne zaman tasdik edileceği, açılış ve kapanış onaylarının ne zaman yapılacağı gibi sorularla her gün sık sık karşılaşıyoruz. Peki bu konudaki yükümlülüklerimiz neler?
Yeni bir yılın arifesinde yine yoğun bir şekilde gündem ve gündemin getirdikleriyle mesleki hayatımızı devam ettiriyoruz. Bir yandan rutinde devam eden işlerimiz bir yandan elektronik alt yapının gelişmesiyle bağlantılı olarak, hızlı bir şekilde hayatımıza giren e-Uygulamalar neticesinde kendimize ve mükelleflerimize ait ödev ve sorumluluklarımızın alanı bir hayli genişliyor.
Bu noktada özellikle tutulması zorunlu ticari defterlerimizin ne zaman tasdik edileceği, açılış ve kapanış onaylarının ne zaman yapılacağı, bu ödevlerin yerine getirilmediği takdirde yaratabileceği olumsuz durumlar nelerdir gibi sorulara sizin için cevap aramaya çalıştık.
Öncelikle hangi defterleri ne zaman onaylamalıyız veya onaylamamalıyız bunlardan kısaca bahsedelim;
Anonim şirketler için: Ticari defter tebliği Geçici Madde -3/1'e göre mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve ilgili tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
Limited şirketler için: Halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterlerinde yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam edilebilir. (Ticari Defter Tebliği Geçici Madde -3/2)
Bu konularla alakalı, gerek kanunlarca gerekse mali idare ve konunun muhatabı odalar tarafından yeterli açıklamaların yapıldığını düşünüyorum. İlgili kanunlar, tebliğler ve açıklayıcı bilgi notlarında aradığımız her bilgiyi detaylı şekilde bulmamız mümkün.
Kapanış tasdikinin yapılmamasının cezasının ne olduğundan önce kapanış tasdiki kavramını iyi anlamamız gerektiğini düşünüyorum. Esasen defterlerimizi tutarken, muhasebe sistemlerimizi kurarken referans aldığımız, bir nevi bizler için kullanma kılavuzu ve yol gösterici niteliğinde olan Vergi Usul Kanunu (vuk) hükümlerinde kapanış tasdikine yer verilmemiştir. Ancak ticari hayatımızı düzenleyen ve bunların sonuçlarıyla alakalı hukuki durumlara referans olan Türk Ticaret Kanunu'muzun 69,70,71,72,78 numaralı maddelerinde gerek kapanış tasdikinin zorunlu olduğu gerekse hangi defterlerin kapanış tasdiki yapılacağı belirtilmiştir.
Bu açıklamalar ışığında kapanış tasdikinin tanımına bir nevi “bu defterin işi bitmiştir” diyebiliriz. Çünkü her ne kadar bilindiği üzere kapanış tasdikinin yapılmamış olması defterin mahkemelerde delil olarak geçerli olmayacağını gösterse de asıl amacın boş kalan yapraklara veya daha sonra değiştirilebilecek olan kayıtlara engel olmak ve defterin görüldüğü yıldan sonra bir daha değiştirilememesini sağlamaktır.
Kapanış tasdikinin yaptırılmamasının cezasının 2023 yılı için 31.096,00 TL olduğunu biliyoruz. Ancak bu cezayı kimin uygulayacağı noktasında gri alanlar bulunmaktadır. Şahsi fikrim TTK’da geçtiği için vergi müfettişlerinin kesemeyeceği yönünde olsa da görüş bildirme veya inceleme sonucunda hukuki durum başlatma adına yetkili olabilirler. TCK’ya göre ise hakimin ceza kesmesi için ise defterlerin mahkemeye sunulmuş olmasının gerektiğini ancak bu alanın herkesçe gri kaldığı ve aydınlatılmaya ihtiyaç olduğunu düşünüyorum.
Sonuç olarak kapanış tasdiki:
Şirketin yetkilileri, yönetim kurulu açısından ise şirketin uğrayabileceği muhtemel zararların müteselsil sorumluluk nedeniyle kendilerine yansıtabileceğinden konu ile alakalı önlem almaları gerekmektedir.
