Fatura kesmek, verdiğiniz hizmet karşılığında ödeme almak ve büyümek isteyen her KOBİ'nin yapması gereken işlerden biridir. Bu yazıda, fatura kesme, saklama ve takip süreçleri hakkında önemli bilgiler bulacaksınız.
Fatura, verilen hizmet veya yapılan iş karşılığında müşterinin ödemesi gereken tutarı gösteren ve zorunlu olarak düzenlenmesi gereken bir belgedir. Şirket olarak fatura kesmek, iş rutininizin ayrılmaz bir parçasıdır.
Fatura resmi bir evraktır, bu yüzden düzenlenmesi ve saklanmasına dikkat edilmelidir. Fatura kesebilmek için gerekli bilgiler doldurulduktan sonra kaşe basılır ve şirketinizdeki yetkili tarafından imzalanır. Faturalar belli bir sırayı takip eder, bu sıraya göre kesilir ve atlanmaz. Faturanın kaybolduğu durumlarda vergi dairesine bildirmeniz gerekir. Fatura kesilirken yanlışlık yapıldığında hatalı fatura çöpe atılmaz, tüm nüshaların üzerine “iptal” yazılır ve fatura dosyasında saklanır.
Fatura herhangi bir sebepten dolayı yırtılır ya da parçalanırsa, parçalar bant ile birleştirilir ve tüm nüshaları ile beraber fatura dosyasında saklanır. Fatura, diğer belgeler gibi vergi kanunları açısından 5 yıl saklanır.
İşletmeniz büyüdükçe firmanızın kestiği faturaların sayısı artar ve belli bir süre sonra tüm basılı faturaların takibini yapmakta zorlanabilirsiniz. Elle fatura kesmek ve faturalarınızı fiziki olarak saklamak yerine e-faturaya geçerek kurtulabilir, üstelik dilediğiniz yerden istediğiniz zaman kestiğiniz tüm faturaları görüntüleyebilir, düzenleyebilir ve yazdırabilirsiniz.
Ürün teslimi ya da hizmetten sonra 7 gün içinde fatura kesilmelidir. Eğer bu fatura kesim süresi olarak belirtilen 7 günlük süre ile bir sonraki aya geçiş var ise faturanın ilgili ayın KDV beyannamesinde yer alması gerektiğinden o ay içinde düzenlenmelidir.
Fatura numarası, bilgisayardaki takip numarasıdır. Yetkili matbaalar Maliye Bakanlığından belirli seri sıra no aralığındaki faturaları basma yetkisini alırlar. Müşterilerinden talep geldikçe, bu aralıkta yer alan belirli bir bloğu müşterilerine atarlar. Fatura bilgisi, bu bilgileri içerir. Fatura no verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir.
Vergi kanunlarına göre tüm muhasebe işlemleri Türkçe tutulur, bu sebeple fatura da Türkçe düzenlenir. Ancak, yurtdışına kesilecek bir fatura var ise bu faturada açıklama kısmına ilgili dilde açıklamalar yazılabilir.
Fatura kesmek için muhasebe işlemlerinde Türk Lirasının kullanılması gerekir. Herhangi bir sebeple dövizli tutarda fatura kesilecek ise de fatura açıklamasına kullanılan kur bilgisi, faturada hesaplanan KDV’nin TL karşılığı yazılır.
Faturanın asıl nüshasının olması önemlidir. Faturaların fotokopileri ve proforma faturalar geçersizdir. Asıl fatura yerine satıcının “Aslı Gibidir” onaylı bir fotokopi fatura bulunan mükellef vergi mevzuatı bakımından risk almış olabilir.
Vadeli bir satış yapıldığında faturanın üst kısmına kaşe vurulup imzalanır. Bu tip faturalara "Açık Fatura" denir. Peşin ödemeli satış yapıldığında ise fatura bedelinin peşin olarak alındığını göstermek için faturanın alt kısmı kaşelenip imzalanır. Bu da “Kapalı Fatura” olarak ifade edilir.
Fatura basma yetkisi Maliye Bakanlığı tarafından belirli koşulları sağlayan matbaalara verilir.
e-Faturalar tamamen elektronik ortamda arşivlenir ve dilediğiniz zaman görüntüleyebilirsiniz.
Şu anda bazı sektörlerde e-fatura kullanmak zorunlu iken, diğer sektörlerde kullanım isteğe bağlıdır. Ancak, gelecek yıllarda tüm işletmelerin e-fatura kullanımı zorunlu hale gelecektir. GİB'in son düzenlemesi, e-fatura kullanımının yaygınlaştırılmasını amaçlamaktadır. 2021 yılı brüt satış hasılatı 4 milyon TL, 2022 ve sonraki yıllar için 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, e-fatura kullanımına geçmek zorundadır.
E-faturaya geçtiğiniz anda, e-fatura kesmeye başlamak zorunda değilsiniz. E-faturaya zorunlu geçiş tarihinden önce (45 gün öncesine kadar) e-faturaya geçiş işlemlerinizi tamamlayabilir ve zorunlu geçiş tarihinde veya 45 gün içinde belirlediğiniz bir tarihte geçişinizi başlatabilirsiniz.
Sağlıklı bir muhasebenin temeli sağlam bir ön muhasebe yönetimine dayanır. Fatura kesme, gelir gider takibi, raporlama gibi operasyonlarınız için desteğe ihtiyacınız varsa, bulut tabanlı ön muhasebe programı e-malimusavir.org'u 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
